10 ошибок при внедрении корпоративного портала

Сейчас мало кому надо объяснять, что такое корпоративный портал (корпоративный интранет), и мало кого надо убеждать в необходимости и целесообразности его внедрения, продвижения и развития в компании.

Корпоративный портал – это важный инструмент для HR-ов, внутренних коммуникаторов, руководителей и, в целом, для бизнеса.

Это неотъемлемая часть корпоративной культуры многих компаний, благодаря которой удается повысить мотивацию, сплоченность и вовлеченность сотрудников в рабочие процессы, улучшить коммуникации, обеспечить автоматизацию бизнес-процессов, достигнуть лучших результатов в работе и т.д.

Поэтому мы не будем останавливаться на вопросах важности и необходимости корпоративного портала для компании, а сразу перейдем к самому интересному и обсудим 10 ошибок, которые очень часто допускают при его выборе и внедрении.

1. Не иметь четкой цели внедрения корпоративного портала и не понимать, зачем он вам нужен.

Здесь надо проанализировать, как принималось решение о внедрении корпоративного интранета.
Очень часто предложение «обзавестись» порталом исходит от руководителя компании, который где-то услышал об этом и решил: «У них есть, и нам надо!». Либо HR, пройдя очередное обучение и вдохновившись полученной информацией, начинает вовсю продвигать эту идею.

Но так это не работает!

Решение о внедрении корпоративного портала должно приниматься после того, как будут сформулированы насущные проблемы целевой аудитории, которые можно решить с помощью портала. А ваша целевая аудитория – это основные его пользователи, т.е. сотрудники компании.

И отсюда вытекает вторая ошибка, которую часто допускают:

2. Не слушать сотрудников компании и не думать о них.

При это мы доверяем и опираемся на мнение кого угодно (рекомендации экспертов, обучающие курсы, профессиональные подкасты, опыт коллег — HR-ов и т.д.), только не на мнение самих сотрудников. Таким образом, мы забываем и игнорируем тех, для кого и создаем корпоративный портал.

А начинать работу надо как раз с вопроса «А что нужно сотрудникам?» и далее проводить интервью, работать с фокус-группами, учитывать обратную связь от коллег, прислушиваться к их пожеланиям и рекомендациям.

3. Экономить бюджет при выборе платформы.

Важно понимать, что качественное и современное решение, которое будет стабильно работать, удовлетворять сотрудников компании, вас, руководство и помогать развиваться бизнесу, не может стоить очень дешево.

Да, мы все ограничены бюджетами, и нам хочется «втиснуться» в минимальные суммы. Но лучше сэкономить на чем-то другом, но не на сложном технологичном продукте.

Сэкономив сейчас, вы рискуете переплатить далее, когда придется дописывать недостающие функции, или когда вы примете решение поменять не удовлетворяющую вас платформу на более удачную и современную.

Если вы ограничены в бюджете, то лучше отложите проект на время или попробуйте реализовать какую-то минимальную его часть, но на качественной и актуальной платформе.

Четвертая ошибка вновь про экономию, но уже временных ресурсов:

4. Торопиться при выборе и внедрении портала.

Безусловно, время – деньги. Все мы работаем в жестком графике, экономим каждую минуту и решаем задачи в кратчайшие сроки. Но желание закрыть задачу с выбором и внедрением портала за 2 недели может сыграть с нами злую шутку.

Поторопившись и недостаточно глубоко вникнув в изучение вопроса сейчас, вы непременно вернетесь к этому через какое-то время для исправления своих же ошибок, совершенных из-за спешки.

И в итоге потратите гораздо больше и своего времени, и времени коллег, чем если бы сразу основательно поработали над этой задачей и не торопились.

5. Не учитывать специфику отрасли и бизнеса компании.

Очень недальновидно при выборе платформы для корпоративного портала закрывать глаза на следующий моменты:

 — одна платформа может отлично подходить торговой компании, но совсем не подходить IT-компании и наоборот;

— одна платформа будет учитывать особенности российского бизнеса и его законодательство, а другая нет;

— одна платформа подходит корпоративной культуре вашей организации, а вторая не подходит и др.

Эти и другие особенности вашей компании обязательно нужно держать в голове, когда работаете над вопросом.

6. Не учитывать технические характеристики и возможности платформы.  

Еще один важный момент, про который никак нельзя забывать, – это технические характеристики платформы для корпоративного портала.

И здесь есть технические моменты, важные для всех компаний:

— современная или устаревшая идеология развития продукта;

— наличие или отсутствие стратегии развития;

— стабильность и производительность платформы;

— наличие инструментов СММ и аналитики;

— безопасность и др.

А есть технические характеристики, которые рассматриваются индивидуально каждой конкретной компанией:

— наличие или отсутствие мобильной версии;

— нюансы по удобству интерфейса;

— возможность дополнительной доработки и др.

Очень важно вместе с техническими специалистами, которые будут помогать с внедрением и эксплуатацией портала у вас в компании, основательно продумать этот пункт.

7. Разрабатывать платформу «под себя».

Именно во избежание некоторых ошибок, которые мы обсуждаем в этой статье, у многих может возникнуть идея написать продукт конкретно под свою компанию.

Но это плохая идея!

Грамотно дорабатывать отдельные функции — да (и, желательно, доработку осуществлять с помощью компании, у которой вы приобретаете платформу, либо ее партнеров), но не писать портал «под себя».

Когда вы разрабатываете платформу «под себя», вы попадаете в зависимость от людей, которые реализуют эту задачу. Эти люди могут уйти из вашей компании, могут сменить стек, и, наконец, могут поменять сферу деятельности.

Не каждый новый разработчик или команда разработчиков возьмутся работать с тем, что «непонятно кем» и «непонятно как» было написано ранее. Им проще написать новое, чем поддерживать чей-то устаревший и непонятный код.

Не факт, что сохранится и вся техническая документация по реализованной разработке.

И тогда вы останетесь с вашим «рукописным» продуктом наедине.

Поэтому лучше выбирать готовые решения: это и надежнее, и продуктивнее, и дешевле.

8. Выбрать платформу, на которой, помимо нужных опций, останется много невостребованных инструментов.

Во-первых, куча «мертвых инструментов» — это зря потраченные деньги из вашего бюджета, что расточительно и недальновидно.

А во-вторых, это грустное и неэстетичное зрелище для главных пользователей портала, ваших сотрудников. И оно точно не прибавит мотивации активно пользоваться ресурсом.

Поэтому выбирайте платформу, где максимальное количество функций будут актуальными для вас, и активно их используйте.

9. Использовать важные для сотрудников бизнес-процессы, внедренные на портале, как главный метод его «раскрутки».

Когда мы выбираем и внедряем корпоративный интранет, то сразу задумываемся и о методах, с помощью которых будем его популяризировать и «раскручивать».

И самый очевидный способ, который приходит в голову, – это автоматизация на портале ряда рутинных и важных функций, без которых сотрудникам сложно будет организовать свой рабочий процесс.

Автоматизация – это отличная инициатива, но рассчитывать на нее, как на главный способ продвижения портала, не стоит.

Ценность портала для сотрудников не должна ограничиваться только этим.

Более верными способами популяризации портала являются:

— позиция руководителей компании и структурных подразделений, лидеров мнений, при которой они рассказывают, почему важен портал, какие актуальные инструменты уже есть на нем и какие еще появятся;

— привлечение к продвижению портала представителей разных подразделений;

— размещение ценного и уникального контента;

— геймификация и др.

И, пожалуй, финальной и самой главной ошибкой будет

10. Не отнестись к процессу выбора и внедрения корпоративного портала, как к серьезному и трудоемкому ПРОЕКТУ, который требует значительных физических, аналитических, финансовых и временных усилий.

Во-первых, это сложный и трудоемкий ПРОЕКТ.

Во-вторых, это сложный и трудоемкий ПРОЕКТ.

И в-третьих, это сложный и трудоемкий ПРОЕКТ.

Чтобы и вы, и сотрудники, и руководство, и бизнес были удовлетворены результатами вашей деятельности, проект должен состоять из:

1. анализа вашей целевой аудитории и понимания того, кто будут основными пользователями портала;

2. общения (интервью, фокус-группы и др.) с сотрудниками и получения информации о том, какие их проблемы может решить портал;

3. формирования списка требований, обозначения важных критериев и выявления базовой модели вашего корпоративного интранета (Корпоративное медиа, Digital workplace, Корпоративная соцсеть).

При этом очень важно помнить, что вам не удастся реализовать на одном портале сразу 3 модели. Вы выбираете одну базовую, на основе которой возможна реализация некоторых элементов других моделей.

И исходя из обозначенного выше вы уже делаете выбор.

Желаю вам, уважаемые читатели, избежать всех ошибок, обозначенных в этой статье, и успешно выбрать, внедрить, эксплуатировать и продвигать корпоративный портал.

Автор статьи
Евгения Погодина
HR менеджер в компании Unidata