Как построить систему внутренних коммуникаций в компании?

Для того, чтобы компания работала как единый механизм очень важна налаженная внутренняя коммуникация. Это и взаимодействие между разными подразделениями, и также — между участниками одного проекта. 

Сигналом для построения системы внутренних коммуникаций является то, что вы не знаете всех своих коллег по именам или «в лицо», не знаете какой сотрудник за какие функции отвечает или не знаете к кому обратиться по определенному вопросу. 

С чего начинается процесс? 

ЦЕЛИ

Важно понимать, чего именно вы хотите добиться с помощью внутренних коммуникаций. Сразу скажу, что внутренние коммуникации — это не волшебная палочка. Они не сделают так, чтобы сотрудники летели на работу, как на праздник, были счастливы и молились на компанию. Однако, они точно помогут ускорить и наладить рабочие процессы, сохранить ценные кадры, а также создать в компании благоприятную атмосферу.

ПОТРЕБНОСТИ

В современном мире личные потребности очень важны, и сотрудники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы довольно независимы — они могут спокойно уйти из компании, если их что-то не устраивает. К сожалению в таких ситуациях, некоторые руководители часто работают не с самой проблемой, а с «симптомами», стараясь все свести к манипулированию деньгами или вводя обязательные командные тренинги, хотя это не всегда дает нужный эффект. 

СУТЬ

Компании, которая хочет правильно и эффективно выстроить внутренние коммуникации необходимо иметь четкие и выраженные принципы и корпоративные ценности, что бы еще на начальном этапе потенциальные сотрудники понимали куда они попадут и в каком формате будет происходить взаимодействие. Конечно, не стоит перебарщивать и заставлять всех сотрудников учить гимн компании. Начать можно с корпоративного мерча – это тоже отличный инструмент внутренней коммуникации. 

От простого к сложному в построении внутренних коммуникаций:

— Поименное знание ключевых сотрудников компании; 

— Настройка оперативного информирования о происходящем в компании, а также ее ключевых проектах; 

— Создать ощущение у сотрудника, что руководству не плевать на него. 

Еще одной важной задачей является неформальное общение. И формат тут неважен – это и пиво вечером в пятницу, и тимбилдинг или корпоратив. Главное, чтобы все происходило по желанию, а не по принуждению.

Теперь детальнее по пунктам: 

Каналов для информирования сотрудников довольно много и некоторые из них мы разберем далее. Однако самыми эффективным до сих пор остаются личные встречи или же встречи в формате видеоконференции. 

Такие встречи — отличная возможность для сонастройки людей. Это дает возможность рассказать над чем команда работала определённый период, как это отличается от того, что сделали другие команды. Такой обмен опытом помогает коллегам усовершенствовать то, что они уже сделали, адаптируя под свои задачи, с учетом ошибок. 

Я разделяю встречи на:
личные — то есть напрямую с руководящим звеном или директором
проектные – руководителя с командой, а также
встречи всех руководящих звеньев. 

К сожалению, частой ошибкой является то, что все встречи переходят в отчетный формат подчиненных перед руководством. Это создаёт впечатление, что работают только менеджеры, а руководители только ставят задачи.

Руководящему звену также нужно рассказывать о проделанной работе, успехах и ошибках. Это создает дополнительное доверие между руководством и подчиненными и помогает избежать дополнительных ошибок в работе.  

Информационную открытость отлично дополняет горизонтальная ротация — переход сотрудников из одного департамента или проекта в другой. Это может мотивировать сотрудников узнавать больше о работе коллег и дать возможность проявить себя в других областях. А еще такой подход предотвращает «выгорание» и увеличивает количество новых идей. Эта возможность карьерного развития должна быть, но не в обязательном формате. 

Сетевые ресурсы – максимально эффективный способ взаимодействия между сотрудниками и разными департаментами, подразделениями. На внутренних порталах сотрудники могут узнать, чем занимаются их коллеги и у кого какие обязанности. 

Стоит использовать то, что подходит именно вашей компании – это и внутренние чаты, видеоконференции, Google Docs, ресурсы удаленного доступа, инструменты для планирования. Все это помогает сделать обмен информацией проще и повысить эффективность. 

Проверить эффективность разных каналов коммуникации помогут интервью и внутренние исследования. Также очень важна обратная связь – это вовлекает сотрудников в процесс и дает понять, что их мнение важно. 

Проблемы при построении системы коммуникаций: 

Отсутствие единого стандарта подачи материала. Подача должна быть четко структурирована для всех подразделений. Это упростит коммуникацию между разными структурами. Например, отчетные или финансовые таблицы единого образца и т.д. 

Некачественные сообщения. При постановке задачи стоит четко и подробно указывать, чего именно вы хотите. Например: кому, что надо сделать, для чего, до какого времени. Стоит указывать весь объём информации, чтобы у коллег возникало меньше дополнительных вопросов. Зачастую отправитель пытается сэкономить свое время и не утруждается подробностями, в итоге обе стороны тратят больше времени на то, чтобы потом во всем разобраться.  

Разные каналы коммуникации по одному вопросу. Так общение может начаться в почте, дополнительная информация передается через WhatsApp, а конец переписки в Slack. Чтобы сложить весь запрос воедино, потребуется немало времени, а если к этой задаче потребуется снова вернуться через продолжительное время, то найти начало и конец может быть уже невозможно. 

Неправильные коммуникационные группы. Большой объём неактуальной информации, на изучение которого тратят время все участники коммуникационного процесса.

Несоответствие канала коммуникации. Некоторые вопросы быстрее и легче решить по голосовой связи, а другие лучше расписать в текстовом формате. 

Несоблюдение взаимных договоренностей. Если вы договорились, что в вашей проектной группе нужно реагировать на сообщения в течении определенного времени, но нарушаете эти договоренности, будьте готовы, что также поступят и в ответ. 

Дублирование информации. Постановка одной задачи от разных руководителей. 

Тактическое несоответствие. Соответствие оборудования для выполнения поставленных руководством задач.  

Налаживание внутренних коммуникаций это длительный процесс проб и поиска оптимальных вариантов. Однако стоит помнить, что тут важно вовлечение всех сотрудников.


Андрей Сазонов
руководитель проектов digital-агентства «Интериум»

182 Views