Как выбрать информационную систему управления персоналом — HRIS. HR Digital автоматизация

Тренд на глобальную диджитализацию бизнес-процессов затронул и HR. Специалисты по персоналу компаний сектора МСБ на определенном этапе задумываются о приобретении информационной системы управления персоналом — Human resources information system (HRIS). Спрос рождает предложение и на рынке представлено множество систем — от многофункциональных, до узкоспециализированных, например, рекрутинговых.

Что делают специалисты по персоналу, сталкиваясь с необходимостью непростого выбора? Чаще всего идут с запросом типа “самая хорошая система” в поисковик или популярное экспертное сообщество. Но ни первая страница в поисковой выдаче, ни самая популярная ветка ответов в стиле “Мы пользовались системой Х, нам нравилось/не нравилось, перешли на Y”, не поможет. Выбор HRIS зависит от множества нюансов, важных для конкретного бизнеса, и даже для конкретного HR-специалиста. То, что подошло вашим коллегам, не обязательно подойдет и вам. 

Поэтому, первое, что необходимо сделать перед выбором HRIS — подумать, зачем она вам нужна? “У пацанов есть и нам надо” — не лучшее обоснование.

Шаг 1. Зафиксируйте свои цели.

Актуализируйте HR-стратегию и планы на ближайшие годы — вы собираетесь интенсивно расти, ожидается интенсивный массовый подбор и нужна оптимизация учета кандидатов или автоматизация массовой оценки? Найм выстроен, но нужно диджитализировать адаптацию? Просто хотите где-то учитывать данные кандидатов и нужны удобные формы?

Если у вас небольшая численность персонала и нет амбициозных планов по увеличению штата, вам, скорее всего, хватит бесплатных ресурсов, предоставляемых, например, Google (таблицы, формы).

Сформулированные цели, как обоснование необходимости HRIS, помогут вам в дальнейшем аргументировать ваш выбор руководству компании, которые часто рассматривают такие системы как «необязательную роскошь». 

Шаг 2. Определите параметры выбора

Подумайте, какие параметры для вас наиболее важны, исходя из целей и особенностей вашего бизнеса. По ним вы будете производить дальнейшую оценку. Например, это может быть:

  1. Стоимость внедрения и доступа — для малого и среднего бизнеса это может быть очень важным пунктом. Продвинутые системы дороги, и могут содержать много лишних для вас пунктов, поэтому, смотрим пункт 2.
  2. Функционал — системы могут быть комплексными и обслуживать весь HR-цикл, но нужно ли это вашей компании в данный момент? Как правило, это достаточно дорогие продукты. С другой стороны — если вы выберете решение, поддерживающие одно направление, например, рекрутинг, а через год-другой захотите внедрить поддержку адаптации или обучения, идеально это делать в рамках одной HRIS, потому что интеграция разных систем — сложно, дорого и не всегда возможно.
  3. “Облако” или “коробка” — этот пункт однозначно лучше обсуждать с вашим ИТ-специалистом, так как некоторые компании в принципе не любят облачные решения из-за дополнительных требований к безопасности данных, при этом, размещение программного обеспечения на внутренних серверах компании может потребовать дополнительных мощностей сервера.
  4. Интеграция — раз зашла речь об интеграции, подумайте, нужна ли вам “склейка” HRIS с какими-то еще системами, использующимися в вашей компании, например, 1-С ЗУП или какая-то CRM.
  5. Гибкость доработки — исходит из ваших ожиданий от функционала. Достаточно ли вам будет стандартной схемы работы, или вы хотите адаптировать систему под свои бизнес-процессы. Нужны ли вам сложные отчеты, или хватит стандартной “Воронки подбора”. Есть ли у вас возможность проводить доработку своими силами (штатные ИТ-специалисты) или нужна будет помощь провайдера? Сколько это будет стоить? Допускает ли система возможность самостоятельной доработки в принципе?
  6. Поддержка после внедрения — есть ли у вас собственный ресурс на сопровождение системы своими силами, ведь сбои в первые периоды работы системы могут возникать достаточно часто или нужна поддержка специалистов компании-провайдера. Сколько будет стоить поддержка, есть ли бесплатный период.
  7. Репутация провайдера — вот здесь вам могут помочь отзывы. Соответствие заявленных и реальных времени и стоимости внедрения, оперативность ответов на вопросы, общая клиенториентированность должны быть положительно оценены большинством пользователей.
  8. Юзабилити — важный параметр и максимально, на мой взгляд, индивидуальный. Если вы понимаете, что с этой системой вам придется работать большую часть рабочего времени, вам должно быть с ней комфортно, вплоть до приятного вам цветового решения.

Список вы можете продолжить самостоятельно.

Шаг 3. Сбор открытых данных и предварительный анализ

Оформите параметры в виде чек-листа или матрицы вида:

Внесите в таблицу названия тех HRIS, информацию о которых вы нашли в интернете, или которые вам порекомендовали коллеги в профильных группах.

Дальше ваша задача — найти на сайтах их провайдеров доступную информацию по вашим запросам. Как минимум, вы можете найти описание функционала и стоимость, беседы в группах помогут промониторить репутацию (но мы помним, как формируются отзывы — негативом делятся охотнее, не отказывайтесь от системы только из-за них).

Как правило, на этом шаге вы уже можете отсеять несколько систем, неподходящих вам по функционалу и/или или ценовой политике.

Шаг 4. Запрос презентации

Остальная информация на сайтах обычно завуалирована или доступна “индивидуально, по запросу”. Задача компании-провайдера — побудить вас пообщаться с менеджером по продажам. Обязательно воспользуйтесь этой возможностью, но обязательно инициируйте видеовстречу с демонстрацией возможностей системы.

Важно! Демонстрация должна быть в режиме реального времени — менеджер открывает вам доступ к своему экрану и показывает поэтапно все шаги работы с системой. Ваша задача — заполнить недостающую информацию в своей матрице. Не бойтесь быть максимально въедливыми: просите повторить шаг или проделать одну и ту же операцию несколькими разными способами. 

Особое внимание уделите системам, предлагающим автоматизировать оценку персонала встроенными тестами — запросите детальную информацию о “зашитых” методиках, изучите их валидность.

По итогам встречи проанализируйте вновь полученную информацию. Позволяет ли она отсеять еще какие-то системы? Например, я однозначно отсеиваю варианты с недостаточно гибкой системой отчетности или очень ресурсозатратной их доработкой, потому что ни одна встроенная система отчётов меня не устраивает, я люблю перестраивать их сама.

Шаг 5. Тест-драйв

У “самого сильного звена” (как правило, остаются 2-3 системы) запросите максимально возможный бесплатный демо-период. Облачные решения обычно дают такую возможность. В течение предоставленного периода попробуйте максимально возможные варианты использования системы в ваших реальных рабочих ситуациях. Если реальных кейсов не случилось — создавайте тестовые. У вас пауза в подборе, “затишье перед бурей” — создайте несколько тестовых вакансий и прогоняйте все возможные варианты работы с кандидатом (начальник согласовал кандидата, начальник отказал кандидату, начальник отказал, а потом передумал, а как теперь согласовать). 

Работайте в формате фокус-группы — по возможности тестово подключите к системе всех участников процесса работы с персоналом, ИТ-специалиста, собирайте от них обратную связь тоже.

Получаемую информацию фиксируйте в таблице.

Шаг 6. Выбор 

По окончании тестового периода проанализируйте полученную информацию о системах. Если однозначный лидер не определился, примените любой из удобных вам методов сравнения, например, совместно с участниками вашей фокус-группы оцените в баллах каждый параметр, если параметров много — ранжируйте и перемножьте баллы с рангом параметра. 

Описанная логика кажется долгой и затратной по времени, но надо помнить, что HRIS — система, которую выбираете не на год-два, а в идеале — на весь период функционирования вашей компании. “Переезд” накопленных данных и отлаженных бизнес-процессов в другую систему даже через год уже становится масштабным и еще более затратным мероприятием, поэтому, тут как нельзя кстати подходит поговорка “Семь раз примерь, один раз отрежь”.

Автор статьи 
Ольга Хайдарова
Заместитель директора по управлению персоналом 
Международный институт дополнительного образования

275 Views